22 de abril de 2011
El tema de las compras centralizadas ha sido siempre un foco de interesantes debates. Como casi todo en esta vida, tiene sus puntos a favor, y sus puntos en contra. En este artículo, intentaré exponerlos de forma que, analizados en su conjunto, y en función del carácter de cada empresa, los responsables puedan tomar las decisiones correspondientes.
Definición.
Entendemos por compra centralizada, aquella que realiza un departamento específico, de forma generalizada para toda la empresa y para abastecer a todos los centros de producción, ya sea de suministros, alquileres o de subcontratación de trabajos.
En la compra centralizada no interviene el responsable del centro de producción, en nuestro caso el jefe de obra, siendo el centro de producción la propia obra.
Nuestra alternativa será responsabilizar al jefe de obra de las compras de suministros, alquileres y subcontrataciones que deban producirse en su obra.
ASPECTOS A FAVOR EN LA COMPRA CENTRALIZADA
- La realiza un especialista. Los departamentos de compras lo integran personas que son hábiles negociadores, con orientación específica a conseguir los mejores precios y condiciones. La diferencia en la capacidad negociadora se aprecia especialmente cuando el jefe de obra tiene poca experiencia. A éste es más fácil que se le pasen detalles de la negociación, como definir con exactitud las obligaciones de cada una de las partes; determinar los medios auxiliares que van incluidos en el precio, asignar a quién corresponde el pago de los portes, etc.
- Se ajusta mejor a las directrices de la empresa en materia de compras, especialmente en lo concerniente a formas de pago y en la exigencia de la documentación que se debe aportar para la realización del contrato. Como no se tiene la necesidad de la producción, se tiene más focalizado el trabajo en lo que se quiere conseguir. Me explicaré: un jefe de obra puede estar más agobiado por la urgencia de la producción. Incluso es posible que se le hayan agotado los plazos para contratar, por lo que tenderá a resolver con menos alternativas (comparativo con menos ofertas). También estará más dispuesto a ceder en las fórmulas de pago (acortando plazos) y en las condiciones adicionales (tendencia a suavizarlas).
- Se consiguen mejores precios, debido al volumen de la negociación. Pongamos por caso, que nuestra constructora está negociando el suministro de hormigón para todas las obras de la empresa. Una compra centralizada establecerá un acuerdo marco con una mejora de precios debido al mayor volumen de contratación.
- Resulta más fácil de controlar el grado de cumplimiento de la planificación de compras. Toda empresa que se precie debe exigir al departamento de producción, no solo una planificación de trabajos, sino también una planificación de compras. Hay suministros que se pueden servir al día siguiente de cerrar un contrato (por ejemplo el hormigón). Otros, sin embargo, requieren una planificación muy esmerada; por ejemplo el suministro e instalación de los ascensores.
- Homogeneidad de los contratos. Los proveedores tienen un interlocutor único, que establecerá los mismos términos y criterios para todas las obras. Pongamos el mismo ejemplo del suministro de hormigón. Si la empresa tiene varios (o muchos) jefes de obra, es seguro que todos no negociarán el contrato de suministro en los mismos términos; y no me refiero solo al precio y forma de pago, sino a las cláusulas adicionales, tales como, cargas incompletas, empleo de anticongelantes, dosificaciones especiales, etc.
- Si no está en contrato, o reestudio, no se compra. El jefe de obra tiene tendencia a comprar lo que necesita, aún cuando no esté seguro que vaya a cobrarlo. El departamento de compras solo comprará lo que tiene contratado, es decir, aquello para lo que tiene garantizado el cobro. Este punto cobra especial importancia cuando se trata de comprar unidades que no estaban en el contrato original, como es el caso de las unidades nuevas, para las que deberá existir un precio contradictorio aceptado.
- Mayor seguridad frente a comportamientos ilícitos. No olvidemos nunca que comprar supone gasto para la empresa, y que todo gasto debe estar controlado, bien invertido y que no se paga más de lo estrictamente necesario. Siempre resultará más fácil controlar un departamento centralizado que un número elevado de personas comprando con criterios propios. Este apartado es muy importante para la empresa, tanto por la repercusión económica que pueda tener como en la imagen de la empresa hacia el exterior.
ASPECTOS A FAVOR DE LA COMPRA POR EL JEFE DE OBRA.
En primer lugar, antes de establecer estos aspectos a favor, deberemos tener presente que será así siempre y cuando el jefe de obra sea una persona experimentada, conocedora de su profesión y del mercado.
- El jefe de obra experimentado cumplirá con los requisitos que puede ofrecer una central de compras, así como de los que puedan serle específicos y que se indican a continuación.
- Mejor conocimiento de las necesidades de la obra. En algunos contratos es fundamental la intervención del jefe de obra, porque la central comprará en base a un presupuesto de contrato o reestudio, pudiendo existir trabajos auxiliares o condiciones especiales que el jefe de obra experimentado conocerá y trasladará al proveedor. Esta cualidad es más importante cuanto más especial es el trabajo a contratar, es decir, cuanto más se aleje de una contratación habitual de la central de compras. Pongo un ejemplo. Debemos demoler un forjado que ha resultado defectuoso en resistencia. La empresa de demoliciones deberá visitar la obra, comprobar accesos, resistencias y afecciones de elementos colindantes; deberá determinar trabajos auxiliares a realizar por el constructor principal, como plataformas de trabajo, protección de elementos, acciones específicas de seguridad y salud. En este caso, el jefe de obra será quién mejor podrá cerrar ese contrato.
- Conocimiento del proveedor. La mejor compra no tiene por que ser la más barata. También debemos valorar el grado de competencia del proveedor, la calidad del servicio que nos ofrece. Estoy seguro de que siempre es posible encontrar una oferta más barata, pero ¿merece la pena?. El jefe de obra, es el gran conocedor del mercado. Sabe que suministrador le va a cumplir los plazos de entrega. Sabe que subcontratista no le fallará y participará en la obra como un colaborador. Estos factores pueden ser determinantes a la hora de conseguir la satisfacción del cliente.
- Flexibilidad. En determinadas circunstancias el jefe de obra tiene capacidad de conseguir unas mejores condiciones particulares, si la empresa es capaz de ceder en las generales. Cuando el proveedor y el contratante (jefe de obra) se conocen, intervienen también en la contratación los factores emocionales. Si relaciones anteriores han resultado satisfactorias para ambas partes, será más fácil limitar, o eliminar, los puntos de fricción o desacuerdo.
- El jefe de obra será responsable único del resultado económico de la obra. Ya no podrá disculpar un mal resultado económico culpando a la central que ha comprado mal para su obra. Resulta una labor difícil el responsabilizar a un jefe de obra del resultado económico de la misma, cuando no tiene responsabilidad y capacidad de maniobra sobre el manejo del presupuesto. Porque no solo es conseguir un buen precio, sino que las condiciones adicionales permitan tener el menor coste posible.
- Implicación personal en el negocio. Cuando el jefe de obra se responsabiliza de las compras de su obra, adquiere el grado de compromiso máximo con la empresa. La empresa pone en sus manos un negocio específico, la ejecución de una obra, y le da atribuciones equivalentes a las de un gerente o director general, que tiene que ocuparse de que este negocio funcione en todos los aspectos. Este control total que se otorga es una responsabilidad importantísima que favorece la implicación de la persona en la estructura de la empresa.
SOLUCIONES MIXTAS.
También podemos situarnos en posiciones intermedias. En estos casos se centralizarán compras de suministros materiales que sean invariables de una obra a otra, por ejemplo, suministro de áridos o de hormigones. También se pueden centralizar la subcontratación de trabajos que no varíen mucho técnicamente de una obra a otra, como enlucidos o pinturas. Igualmente es recomendable centralizar los contratos de alquileres de medios auxiliares.
La contratación del resto de unidades sería responsabilidad del jefe de obra.
Revisados los puntos expuestos, se podría decir que no hay una receta única y perfecta. En empresas pequeñas será más frecuente que compren los jefes de obra ya que es en empresas constructoras grandes en donde aparecen los departamentos de compras. Si el jefe de obra es inexperto será conveniente supervisar su labor. Si tiene experiencia, no solo no será un problema confiarle las compras, sino que se convertirá en una ventaja.
Saludos amigos
Pedro Domingo
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El primer paso consistirá en que el jefe de obra la elabore y la presente, y ojo que no es un detalle menor. Parece que firmando el Acta de Recepción ya hemos terminado. El promotor tiene tendencia a considerarlo así. Así que, cuánto antes presentemos la liquidación mejor. Es frecuente que al acabar una obra, o incluso antes, se encarguen al jefe de obra otros cometidos. Probablemente, ya esté físicamente en otra ubicación, posiblemente incluso en otra ciudad. Quizá esté ocupado en temas de postventa. Todo esto son circunstancias que ocupan y distraen al jefe de obra del cumplimiento de este hito fundamental, la presentación de la liquidación.
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