Los sistemas ERP. Un paso adelante en la gestión.

20 de Septiembre de 2010

Cuando la dirección de una empresa se plantea su crecimiento es frecuente que piense en mayor producción, aumentar el número de clientes, dotarse de una mayor plantilla, y por supuesto obtener mayores beneficios. Pero hay un aspecto que en ningún caso debería pasar por alto, tal es la calidad de su gestión.

Para ello encontramos hoy en día unas potentes herramientas, los sistemas ERP, acrónimo en inglés de Enterprise Resource Planning, o como diríamos por aquí, Planificación de Recursos Empresariales.

Un ERP es un sistema de gestión que integra todas las áreas de la empresa, producción, compras, financiera, recursos humanos, comercial..., todas.

Es la característica principal, toda nuestra empresa está en el ERP. Al trabajar con base de datos única se consigue una integridad de datos, evitando duplicidades y errores, se favorece el flujo de información y el control. En definitiva, optimización y productividad.

Recomiendo la lectura de estas dos entradas en Wikipedia y Monografías, en las que se explica con todo detalle y perfectamente estructurado, lo que es un sistema ERP, ya que por su extensión excede de las pretensiones e este artículo.

Los ERP's están formados por módulos diferentes que recogen la actividad de cada una de las áreas de la empresa, y se van incorporando según las necesidades. Es la escalabilidad. Para las empresas constructoras incorporan paquetes específicos como mediciones y presupuestos, precios descompuestos, comparativos, análisis de subcontratación, gestión de UTE's, análisis de ofertas para concursos de obras y todo aquello que es propio de la actividad de la constructora.

Para las promotoras los paquetes de gestión incluyen estudios de viabilidad, gestión de suelo, estudios de mercado, venta, alquileres, gestión de postventa y otras muchas propias de su negocio.

Una de las ventajas fundamentales es el flujo de información. Por ejemplo, hablando del área de producción en la empresa constructora, trabajaremos con presupuestos de coste y de venta actualizados al instante. Sabremos en todo momento a que proveedor (cuyos datos están en nuestra base) se ha pedido oferta. Sabremos si ya la ha enviado o la tiene pendiente de entregar. Para hacer un comparativo de compras, primero deberemos tener autorizada una planificación de compras. Cuando se firme el contrato el sistema actualizará nuestros presupuestos de coste y venta. Todas las firmas son digitales, quedando registradas al instante. El sistema nos v a entregar una formidable cantidad de información estructurada en un abanico de informes. La disponibilidad de la información lo será en función de la jerarquía de autorizaciones que se configure.

Pero todo no pueden ser ventajas. La implementación de un ERP es un proceso largo y complejo. Habrá procedimientos internos que tendremos que cambiar. La alimentación es inicialmente compleja y consume muchos recursos. El usuario necesita un periodo de adaptación. Necesitaremos una inversión importante de tiempo y dinero. Más tiempo y más dinero cuanto mejor sea el sistema que implantemos.

Es muy importante acertar con el producto del mercado que mejo se adapte a nuestra empresa, pues la filosofía de integrar todo el funcionamiento de la empresa en un único sistema tiene efectos colaterales. El principal es que nos hacemos "dependientes" del sistema, y en consecuencia del proveedor, y estos sistemas tienen una acusada inercia de crecimiento y cuanto mayores se hacen son más complicados de mantener y administrar.

Ciertamente los ERP's que distribuyen las grandes empresas generalistas, SAP, Microsoft u Oracle, serán complejos y demasiado costosos para una pequeña o mediana empresa que decida implantar el sistema. No obstante todos estos proveedores están sacando al mercado soluciones con menos prestaciones y, por ello, más económicas. Por ejemplo Microsoft ofrece MS Dynamics AX (Axapta) para grandes empresas y MS Dynamics NAV (Navision) para pequeñas y medianas.

Muy interesantes también resultan soluciones como la que ofrece Professional Software, Sigrid, que es el fabricante de Menfis, el conocido software de mediciones y presupuestos. Finalmente nos encontramos con un grupo de proveedores de menor tamaño, que ofrecen soluciones con menores prestaciones, menor complejidad y más accesibles a la pequeña empresa. Entre ellos destaca Solinat, con su m4Pro, aunque para muchos profesionales este no es un verdadero ERP sino una Suite.

Pero ¿realmente necesito un ERP?. Conozco empresas con facturaciones anuales por encima de 50 millones de euros, que siguen funcionando con hojas de cálculo (Excel). Sin embargo, en mi opinión personal, si su empresa factura por encima de los 25 millones de euros anuales, tiene más de 10 centros de producción y emplea a más de 5 jefes de obra, le ha llegado el momento de pensar seriamente en la implantación de un sistema de gestión ERP.

Saludos amigos

Pedro Domingo