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Sistemas de gestión ambiental y energética

18 de noviembre de 2011

Artículo elaborado y cedido en colaboración por

Abraham Carrillo Corrales
Arquitecto Técnico – Ingeniero de Edificación
En búsqueda de empleo



Coincidiendo con la creciente preocupación por todo lo relativo al medio ambiente que ha surgido en las últimas décadas, muchas empresas constructoras han integrado en sus procesos Sistemas de Gestión Ambiental (S.G.A. o S.G.M.A.) o de Gestión Energética (S.G.E.). Vamos a profundizar un poco en ambos, ya que como veremos, son bastante parecidos.

Simplificando mucho, consisten en una política ambiental o energética (según corresponda) de dicha empresa (se describen los objetivos que se plantea la dirección en ese ámbito y el compromiso de la misma para cumplirlos) y en una descripción más detallada de los distintos procedimientos a emplear por la empresa para conseguir esos logros. La política ambiental/energética y la explicación general de los requisitos y objetivos propuestos se agrupan en el llamado “Manual de Gestión Medioambiental” (o “Manual de Gestión Energética”), mientras que en documentos separados se detallan los distintos procedimientos a desarrollar, acompañados por instrucciones técnicas y por registros a rellenar con diversos datos. Dicho Manual se divide en cinco apartados:

1.- Política ambiental/energética, como compromiso de la dirección documentado y actualizado.
2.- Planificación, que consiste en identificar los aspectos ambientales/indicadores energéticos, los requisitos legales que la empresa debe cumplir para obtener la certificación correspondiente, los objetivos/metas y los planes de gestión ambiental/energética.
3.- Implantación y funcionamiento, donde se fijan estructura y responsabilidades, formación (según sensibilización y competencia profesional), comunicación, documentación, control operacional y planes de emergencia.
4.- Verificación del cumplimiento de los objetivos de la empresa con los procedimientos (también documentados) de seguimiento y medición, no conformidad/acción correctora /acción preventiva y auditoría interna.
5.- Revisión por la dirección, de tal modo que, según los resultados de la auditoría, se corregirán los apartados oportunos de entre los ya vistos y se volverá a iniciar el proceso, basándose en el principio de mejora continua (P-D-C-A).



Podemos decir que tienen diversos puntos en común, ya que en mi opinión una buena gestión ambiental requiere una correcta gestión energética. Por ello, tienen una estructura bastante similar. También comparten las mismas ideas de establecimiento de responsabilidades y mejora continua de los procesos, identificación y evaluación de aspectos.

Pero no son idénticos en todo. Entre las diferencias más significativas entre ambos, podemos citar las siguientes:

a.- En los S.G.E. se trata de eliminar en lo posible la documentación innecesaria, que tan farragosa resulta a veces en los S.G.A., reduciendo al máximo el número de procedimientos, siempre que se respeten los objetivos y requisitos.
b.- La componente técnica-tecnológica en los S.G.E. es mucho más importante y debe estar dirigida por personal especializado, con amplios conocimientos en la materia, lo cual supone un importante trabajo de consultoría previamente.
c.- La normativa por la que se rigen los S.G.A. es, principalmente, la ISO-14.001 ó el reglamento E.M.A.S., además de la normativa vigente en cuanto a residuos, contaminación, etc… Por el contrario, los S.G.E. se rigen por la ISO-50.001 (hasta hace poco era la UNE-EN-16.001), junto con el resto de normativa referente al tema que permanezca actualmente en vigor.

Hemos de dejar claro que las normas ISO-14.001,ISO-50.001 y E.M.A.S. son voluntarias, ya que la implantación de un S.G.A./S.G.E. no es obligatoria. Así que su nivel de éxito depende, en gran medida, de la implicación de la propia organización (sobre todo de la dirección).


Para terminar, vamos a ver cuáles son los pros y contras de implantar estos Sistemas  de Gestión.
Empezaremos con las ventajas:
- Menor consumo de recursos y mejor cuenta de resultados.
- Repercusiones positivas sobre la calidad de procesos y productos.
- Mejor relación ambiental con la Administración Local y Medioambiental.
- Motiva a los empleados.
- Satisface la nueva Legislación Ambiental o los requisitos de un cliente.
- Mejora la imagen ante la sociedad y los consumidores.
- Supone una ventaja frente a sus competidores en nuevos mercados.
- Facilita el acceso a las ayudas y subvenciones públicas.
- Puede facilitar servicios financieros y de seguros ventajosos.
- Supone una mejor valoración en las contrataciones públicas.

Por otra parte, los inconvenientes son “algo” menores:
- Son necesarias inversiones económicas.
- Hacen falta recursos humanos.
- Se necesita constancia para mantener el compromiso medioambiental.
- Requiere esfuerzo para que todas las partes se impliquen.

Pero vamos que, quitándole trascendencia a todo lo reflejado documentalmente que acabamos a ver, os digo que hablando con un compañero especializado en estos temas, me dijo que “…saberse la estructura de la documentación, la legislación, la mecánica del proceso, etc… está muy bien, pero lo más importante es el SENTIDO COMÚN, para buscar soluciones intermedias y lógicas entre los intereses económicos y medioambientales”.


Abraham Carrillo Corrales
Noviembre 2011

Detalle de costes indirectos

4 de febrero de 2011

En pasadas fechas comentaba sobre la importancia de la gestión de los costes indirectos. En el artículo hacía una llamada de atención sobre este aspecto fundamental del control económico de una obra. Hoy pasaré a detallar que unidades tienen la consideración de costes indirectos y de que forma podemos agruparlos. En definitiva, se trata de abrir el cuadro de referencia "Distribución del coste de una obra de edificación"  que ya colgué en el artículo anterior. Se que la mayoría de lectores tenéis estos conceptos bastante claros, pero siento la necesidad de profundizar sobre el tema.

Cuando trabajemos en el análisis de los costes indirectos, pronto llegaremos a una primera conclusión,
CUANTO MENOR, MEJOR

Pero no solo porque tenemos que intentar reducir al máximo todos los costes de nuestras obras, sino por la sencilla razón de que los costes indirectos son muy inciertos. Son muy difíciles de prever con exactitud, tanto en cantidad como en tiempo, y si no, pensad todos los que os dedicáis a este negocio de la construcción cuántas veces habéis utilizado los andamios de fachada mucho más tiempo del previsto inicialmente, y el gruista, y el toro (teníamos previsto uno y hemos necesitado dos, doble gasto), la propia oficina técnica, incluído el jefe de obra.... Además todos estos costes son muy engorrosos de controlar. Pensemos por ejemplo cuánto tiempo cuesta revisar las facturas de alquileres de encofrados, de andamios de fachada, etc.

Por todo ello, nuestra primera intención ha de ser que los indirectos sean los mínimos posibles. Y una buena manera de conseguirlo es convertirlos en coste directo. El coste directo es mucho más sencillo de medir, valorar y controlar.

Pongo un ejemplo. Si el gruista de la obra es personal propio, tendré que considerarlo en coste indirecto como mano de obra auxiliar, porque irá imputado a varias partidas del presupuesto. Si contrato la estructura a   x €/m2 y pactamos con el subcontratista que el gruísta lo pone él, acabo de convertir el gruísta en un coste directo. Ya no tengo que preocuparme de él, ahora no tendré más que medir a fin de mes cuántos m2 de estructura se han ejecutado y pagárselos al subcontratista. Si el subcontratista se demora en el plazo, el gruísta (incluido en el precio) no me costará más. Si el gruísta coge una baja médica, el subcontratista deberá sustituirlo por otro.

Entremos en el análisis de estos cuadros que os propongo. Admitamos de antemano que serán diferentes según el tipo de obra que queramos ejecutar. Faltarán o sobrarán conceptos. Incluso algunas empresas tendrán otra forma de imputarlos. No importa. Se trata solo de servir de guía. Lo importante es que no se nos quede un coste de la obra sin analizar.


Comentarios al cuadro Mano de Obra Auxiliar.
- Es conveniente separar los montajes y desmontajes del alquiler para facilitar la previsión de coste y el control posterior. Montaje - desmontaje, se medirán en unidades fijas, (uno, dos, siete...) pero sabremos cuántos va a haber. El alquiler es variable (aunque no debería) y dependerá del cumplimiento del planning.
- Gruista. Si es personal propio vendrá aquí. Si es subcontratado, no. Puede haber una cantidad residual por uso propio. Si la estructura dura 10 meses, y el gruísta está subcontratado al estructurista, no deberemos contemplarlo, pero si vamos a utilizarlo hasta terminar las cubiertas dos o tres meses después de finalizada la estructura, estos meses (y solo estos) deberemos incluirlos como coste indirecto.
- Limpieza de obra. Podemos evitar que sea un coste indirecto si en los contratos con cada uno de los gremios subcontratados (soladores, yeseires, carpinteros...) incluimos una cláusula para que sean responsables de la limpieza sus tajos. La limpieza final de obra se puede contratar a una empresa de limpiezas. Entonces será un coste directo a  x €/vivienda.
- Ayudas de albañilería y oficiales de repasos. Tendremos que elegir. Si lo hacemos con personal propio, probablemente será de más calidad pero será un coste indirecto. Si lo subcontratamos, lo convertimos en coste directo ( x €/vivienda), posiblemente a costa de la calidad.

Comentarios al cuadro Maquinaria y Medios Auxiliares.
- En cuanto a grúas, carretillas, telescópicas, etc. lo importante consiste en estimar bien cuánto tiempo los vamos a necesitar. Es maquinaria que si bien tiene un alquiler de precio moderado, no debemos olvidar que llevan asociados unos gastos que no son moderados, tales como los consumos de combustible y electricidad , pero sobre todo la mano de obra de los operadores, gruistas y conductores carretilleros.
- Grupos electrógenos. No podremos olvidar los del inicio de obra, hasta que tengamos suministro eléctrico de red. En algunas obras, por su situación (nuevos polígonos, áreas no urbanizadas) serán necesarios durante toda la obra. Tampoco deberemos olvidar que los bombeos de morteros para solados consumen muchísima energía y probablemente no tengamos contratado el suministro eléctrico suficiente en esos picos de consumo. Por tanto, será necesario prever grupos de apoyo para esas fases de obra.
- Pequeña y mediana maquinaria auxiliar. Se deberán estimar unas cantidades que serán variables según el parque de maquinaria que tenga la propia empresa. En mi opinión, el parque de maquinaria deberá reducirse al mínimo, incluso no existir. Para la empresa es mejor solución optar por alquileres (hagan números), con la única salvedad de la herramienta pequeña (radiales, vibradores, traspaletas) que suele olvidarse por los rincones de la obra y seguimos pagando alquiler hasta diez veces su precio.
- Según la ubicación de la obra y/o las condiciones de licencia, no olvidaremos las marquesinas en techos de planta baja. También se tendrán en consideración protecciones a media altura en caso de que haya trabajadores en distintos niveles. Pongamos por caso que la estructura está en la planta 10 y tenemos trabajadores haciendo el caravista en la planta 4. En realidad, esta unidad deberíamos tenerla valorada dentro del capítulo de seguridad y salud.

Comentarios al cuadro Personal. Equipo de Obra
- Aquí estará incluído el coste de todo nuestro equipo humano de obra. El jefe de obra, jefe de producción, parte proporcional del jefe de grupo, encargados, capataces, topógrafos, administrativos de obra.... Su dimensión dependerá del tipo de obra, volumen y plazo.
- En las obras en UTE este apartado cobra especial importancia ya que según lo pactado entre los socios, las respectivas empresas pasarán cargos de coste de personal a la UTE. Son los "suplidos".

Comentarios al cuadro Tasas, Impuestos y Otros
- A la hora de rellenar este cuadro habrá que tener muy en cuenta todas las condiciones del contrato que hagan referencia a los gastos que deberá asumir el constructor.




















Comentarios al cuadro Instalaciones de obra. Oficina técnica
- Los costes imputables a este cuadro dependerán en gran medida de cómo esté estructurada nuestra empresa. Por ejemplo serán muy diferentes si nuestros jefes de obra tienen su puesto de trabajo en las oficinas de la empresa y se desplazan periódicamente a la obra, o si su puesto está en la misma obra.
- Las casetas de servicios sanitarios, comedores, vestuarios, van imputadas dentro del capítulo de seguridad y salud. Aquí se imputarán solo la oficina técnica y los almacenes.

Para terminar recordad lo que decíamos al principio. Esta relación pretende ser una guía que sirva para no olvidarnos de considerar ningún coste en el estudio. Por otra parte, intentar que este capítulo tenga el menor impacto económico en la obra. Y no descuidar nunca su control.

Saludos amigos
Pedro Domingo


[Off Topic]
Librería Lello e Irmao. Oporto. Portugal.  
29 Fotos (se recomienda ver a pantalla completa) y una reseña.

Certificación no es producción.

5 de Noviembre de 2010

Agradezco la colaboración en la redacción del presente artículo, a mi buen amigo y excelente profesional 
Roberto Rami
Licenciado en Ciencias Empresariales, especialidad en Financiación.

La diferenciación de los conceptos de certificación y producción supone un salto cualitativo importante en la gestión de la empresa constructora.

Es práctica común el decir que la certificación es el documento que recoge la valoración de la obra que hemos ejecutado en el mes. Nada más lejos de la realidad.

La certificación es el documento que recoge la relación de partidas admitidas por la Dirección Facultativa que presentamos al cobro, valoradas a precio de contrato, estén ejecutadas o no.

La producción es el documento que recoge la relación de partidas ejecutadas por las que tenemos derecho a cobro, valoradas a precio de contrato.

La certificación es un documento de carácter externo cuya elaboración corresponde a la Dirección Facultativa. En la práctica es uso común que sea la constructora quién lo elabora y le da validez recogiendo la firma (aprobación) de la Dirección Facultativa.
La producción es un documento de carácter interno.

Escenarios de certificación y producción.
- En determinadas circunstancias y con las correspondientes garantías, la propiedad puede admitir la certificación de acopios, que es obra no ejecutada. 
* En producción no podré incluir estas unidades presentadas al cobro como certificación, porque todavía no están ejecutadas y no tengo coste para ellas.

- Un jefe de obra, por diversos motivos, puede certificar unidades que todavía no ha ejecutado. Es lo que llamamos adelantar certificación.
* En este caso las mediciones que se incluirán en la producción deberán ser las realmente ejecutadas, que serán las correspondientes al coste que tenemos.

- La propiedad, o la Dirección Facultativa, pueden decidir en un momento dado, que se retiren de la certificación determinadas partidas, aún estando estas ejecutadas. Certificación aplazada.
* La producción incluirá las unidades realmente ejecutadas siempre y cuando tengamos certeza total de cobro. Por ejemplo, en una obra a precio cerrado las unidades recogidas en producción no podrán superar a las de certificación.

* En una obra a precio cerrado, o cuando he cambiado un proceso constructivo, puedo dar como producción la totalidad de una partida, aun cuando no la haya realizado o su medición real sea inferior, siempre y cuando tenga la seguridad total de su cobro. 

La importancia de diferenciar la producción de la certificación.
Imaginemos que no puedo certificar las unidades realmente ejecutadas (no entro en el por qué). Si mi empresa solo conoce mi certificación, pero no mi producción, el resultado económico de la obra a fin de mes será menor o incluso negativo, porque tengo un coste para el que no tengo reconocidos ingresos.

El caso contrario se da cuando llevamos certificación adelantada. Si la empresa no conoce la producción real tendremos un beneficio ficticio, provisional, unos buenos resultados que tarde o temprano empeorarán.

El jefe de obra de una empresa constructora está obligado a certificar todo lo que pueda. Conseguir adelantar certificación sobre producción significa financiación extra para la constructora. Cobramos por adelantado. Por el contrario, el ejecutar partidas y no certificarlas supone  costes financieros para la constructora.

Adelantar certificación también tiene sus riesgos. Siempre deberemos tener presente que estaremos trabajando con un dinero que no es nuestro, deberemos prever el coste futuro de ejecutar esas partidas que tenemos pendientes todavía.

Por eso la empresa constructora deberá contabilizar como ingreso la producción y no la certificación, y contabilizar el diferencial con la certificación como "anticipo de clientes" cuando la certificación vaya adelantada y como "obra ejecutada pendiente de certificar" en el caso contrario.

Para el control del coste de la obra el documento fundamental es el de producción. Es la base para el análisis económico del resultado de la obra a fin de mes. En el se apoyará a su vez para ver la realidad de la obra.

Es muy importante la elaboración, a nivel interno, de un cuadro comparativo entre certificación y producción que permita tener identificadas y controladas en todo momento las diferencias entre ambos estados.

Por estas razones, y otras más, es tan importante que el jefe de obra tenga presentadas y aceptadas la certificación y la producción en las fechas convenidas por la empresa, y que por razones obvias no debería ser más tarde del día 30 de cada mes.

Saludos amigos
Pedro Domingo

Los sistemas ERP. Un paso adelante en la gestión.

20 de Septiembre de 2010

Cuando la dirección de una empresa se plantea su crecimiento es frecuente que piense en mayor producción, aumentar el número de clientes, dotarse de una mayor plantilla, y por supuesto obtener mayores beneficios. Pero hay un aspecto que en ningún caso debería pasar por alto, tal es la calidad de su gestión.

Para ello encontramos hoy en día unas potentes herramientas, los sistemas ERP, acrónimo en inglés de Enterprise Resource Planning, o como diríamos por aquí, Planificación de Recursos Empresariales.

Un ERP es un sistema de gestión que integra todas las áreas de la empresa, producción, compras, financiera, recursos humanos, comercial..., todas.

Es la característica principal, toda nuestra empresa está en el ERP. Al trabajar con base de datos única se consigue una integridad de datos, evitando duplicidades y errores, se favorece el flujo de información y el control. En definitiva, optimización y productividad.

Recomiendo la lectura de estas dos entradas en Wikipedia y Monografías, en las que se explica con todo detalle y perfectamente estructurado, lo que es un sistema ERP, ya que por su extensión excede de las pretensiones e este artículo.

Los ERP's están formados por módulos diferentes que recogen la actividad de cada una de las áreas de la empresa, y se van incorporando según las necesidades. Es la escalabilidad. Para las empresas constructoras incorporan paquetes específicos como mediciones y presupuestos, precios descompuestos, comparativos, análisis de subcontratación, gestión de UTE's, análisis de ofertas para concursos de obras y todo aquello que es propio de la actividad de la constructora.

Para las promotoras los paquetes de gestión incluyen estudios de viabilidad, gestión de suelo, estudios de mercado, venta, alquileres, gestión de postventa y otras muchas propias de su negocio.

Una de las ventajas fundamentales es el flujo de información. Por ejemplo, hablando del área de producción en la empresa constructora, trabajaremos con presupuestos de coste y de venta actualizados al instante. Sabremos en todo momento a que proveedor (cuyos datos están en nuestra base) se ha pedido oferta. Sabremos si ya la ha enviado o la tiene pendiente de entregar. Para hacer un comparativo de compras, primero deberemos tener autorizada una planificación de compras. Cuando se firme el contrato el sistema actualizará nuestros presupuestos de coste y venta. Todas las firmas son digitales, quedando registradas al instante. El sistema nos v a entregar una formidable cantidad de información estructurada en un abanico de informes. La disponibilidad de la información lo será en función de la jerarquía de autorizaciones que se configure.

Pero todo no pueden ser ventajas. La implementación de un ERP es un proceso largo y complejo. Habrá procedimientos internos que tendremos que cambiar. La alimentación es inicialmente compleja y consume muchos recursos. El usuario necesita un periodo de adaptación. Necesitaremos una inversión importante de tiempo y dinero. Más tiempo y más dinero cuanto mejor sea el sistema que implantemos.

Es muy importante acertar con el producto del mercado que mejo se adapte a nuestra empresa, pues la filosofía de integrar todo el funcionamiento de la empresa en un único sistema tiene efectos colaterales. El principal es que nos hacemos "dependientes" del sistema, y en consecuencia del proveedor, y estos sistemas tienen una acusada inercia de crecimiento y cuanto mayores se hacen son más complicados de mantener y administrar.

Ciertamente los ERP's que distribuyen las grandes empresas generalistas, SAP, Microsoft u Oracle, serán complejos y demasiado costosos para una pequeña o mediana empresa que decida implantar el sistema. No obstante todos estos proveedores están sacando al mercado soluciones con menos prestaciones y, por ello, más económicas. Por ejemplo Microsoft ofrece MS Dynamics AX (Axapta) para grandes empresas y MS Dynamics NAV (Navision) para pequeñas y medianas.

Muy interesantes también resultan soluciones como la que ofrece Professional Software, Sigrid, que es el fabricante de Menfis, el conocido software de mediciones y presupuestos. Finalmente nos encontramos con un grupo de proveedores de menor tamaño, que ofrecen soluciones con menores prestaciones, menor complejidad y más accesibles a la pequeña empresa. Entre ellos destaca Solinat, con su m4Pro, aunque para muchos profesionales este no es un verdadero ERP sino una Suite.

Pero ¿realmente necesito un ERP?. Conozco empresas con facturaciones anuales por encima de 50 millones de euros, que siguen funcionando con hojas de cálculo (Excel). Sin embargo, en mi opinión personal, si su empresa factura por encima de los 25 millones de euros anuales, tiene más de 10 centros de producción y emplea a más de 5 jefes de obra, le ha llegado el momento de pensar seriamente en la implantación de un sistema de gestión ERP.

Saludos amigos
Pedro Domingo